W każdym przedsiębiorstwie wytwarza się mnóstwo dokumentów, ale tylko nieliczne można włożyć do niszczarki. Znaczną większość należy przechowywać i to nie byle jak, bowiem zgodnie z obowiązującymi normami prawa.
Dotychczas archiwizowanie dokumentów przebiegało efektywnie – zwłaszcza jeśli zajmowała się tym wyspecjalizowana firma. Z początkiem roku 2018 wprowadzono RODO, czyli unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Owa ustawa zmieniła w wielu aspektach proces archiwizacji. Jaki wpływ na archiwizowanie ma wspomniany przepis? Sprawdźmy!
Tradycyjna archiwizacja – na czym polega?
Celem osób zajmujących się procesem archiwizowania jest zaliczenie danego dokumentu do określonej kategorii. Kluczowy w tym procesie jest symbol „A” oznaczający kategorię archiwalną dokumentów. Opatrzone tymże symbolem druki trafiają do odpowiedniego archiwum na tzw. wieczyste przechowanie. Kolejnym ważnym symbolem jest „B”. Ów symbol informuje nas o kategorii archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej, czyli stosu dokumentów przechowywanego przez określony w przepisach prawa czas. Po literze „B” następuje cyfra arabska mówiąca nam o liczbie lat przechowywania dokumentów. Które z dokumentów kategorii są najistotniejsze? Do najważniejszych zaliczamy m.in. :
– akta
– dokumentację finansową
– dokumentację techniczną
– dokumentację statystyczną
– korespondencję oraz mapy
– karty ewidencji czasu pracy
– dokumenty związane z wynagrodzeniem
– świadczenia związane z pracą
Wpływ nowych przepisów
Choć ustawa RODO nie określa precyzyjnie sposobu przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe, to należy względem nich stosować adekwatne zabezpieczenia, czyli odpowiednie względem wartości ryzyka występowania zagrożeń. Podmioty publiczne na podstawie ustawy zostały zobligowane do analizy owego ryzyka, zaś od 25 maja zapis ten dotyczy także prywatnych przedsiębiorców. Zabezpieczenia te mają złożoną formą, a celem ich wprowadzenia jest zwiększona elastyczność archiwizacji. To nie jedyna zmiana, bowiem w przypadku niszczenia dokumentów ważne będzie także sporządzenie obowiązkowego protokołu – czynność ta ma na celu zminimalizowanie archiwizacji. Mówiąc prościej – nie należy zbyt długo przechowywać dużej ilości dokumentów w których widnieją dane osobowe.
